Zatrudnianie Ukraińców w 2025 — co się zmieniło i jak legalnie zatrudniać?

Zatrudnianie obywateli Ukrainy w Polsce ma wyjątkowy kontekst prawny. Od lutego 2022 roku funkcjonuje specustawa o pomocy obywatelom Ukrainy, która wprowadziła uproszczone zasady legalizacji pobytu i pracy. Jednocześnie od 1 czerwca 2025 obowiązuje nowa ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, która zmienia zasady gry dla wszystkich pracodawców.

Dla HR-owców i pracodawców oznacza to konieczność poruszania się między dwoma reżimami prawnymi jednocześnie. Pomylenie ich lub nieznajomość aktualnych przepisów to prosta droga do kar od 3 000 do 50 000 PLN za pracownika.

Specustawa o pomocy obywatelom Ukrainy — co nadal obowiązuje?

Ustawa z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym (tzw. specustawa) została wielokrotnie nowelizowana. W 2025 roku nadal obowiązują kluczowe przepisy dotyczące zatrudnienia:

Ochrona tymczasowa i PESEL UKR

Obywatele Ukrainy, którzy przybyli do Polski po 24 lutego 2022 r. w związku z konfliktem zbrojnym, korzystają z ochrony tymczasowej. Na jej podstawie:

• Pobyt jest legalny i potwierdzony numerem PESEL ze statusem UKR
• Mają prawo do pracy bez oświadczenia i bez zezwolenia — wystarczy samo powiadomienie pracodawcy
• Ochrona tymczasowa została przedłużona do 30 czerwca 2025 roku, a następnie do 30 marca 2026 roku na mocy decyzji Rady UE

Uwaga: Nie wszyscy Ukraińcy w Polsce korzystają z ochrony tymczasowej. Dotyczy ona wyłącznie osób, które przybyły po 24.02.2022 w związku z wojną. Ukraińcy, którzy mieszkali w Polsce wcześniej, podlegają standardowym przepisom — potrzebują oświadczenia, zezwolenia na pracę lub karty pobytu.

Uproszczone powiadomienie o zatrudnieniu

Pracodawca zatrudniający Ukraińca objętego ochroną tymczasową musi w ciągu 14 dni od podjęcia pracy powiadomić powiatowy urząd pracy za pośrednictwem portalu praca.gov.pl. Powiadomienie zawiera:

• Dane pracodawcy (NIP, nazwa, adres)
• Dane pracownika (imię, nazwisko, data urodzenia, obywatelstwo, PESEL)
• Rodzaj umowy, stanowisko i wymiar czasu pracy

To procedura znacznie prostsza niż rejestracja oświadczenia — nie wymaga opłaty i jest realizowana w formie powiadomienia, a nie wniosku.

Nowa ustawa z 1 czerwca 2025 — co zmienia dla pracodawców Ukraińców?

Nowa ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom objęła również obywateli Ukrainy, którzy nie korzystają z ochrony tymczasowej (czyli tych, którzy przybyli przed 24.02.2022 lub z innych powodów niż konflikt zbrojny). Oto kluczowe zmiany:

1. Wyższe opłaty za oświadczenia

Od 1 grudnia 2025 roku opłata za oświadczenie o powierzeniu pracy wzrosła z 100 PLN do 400 PLN. Dla firm zatrudniających wielu Ukraińców na oświadczeniach to znaczący wzrost kosztów. Przy 20 pracownikach to 8 000 PLN zamiast dotychczasowych 2 000 PLN.

2. Obowiązkowa elektronizacja

Wszystkie oświadczenia i wnioski o zezwolenia składa się wyłącznie przez portal praca.gov.pl. Papierowe wnioski nie są już przyjmowane. Dla firm, które dotychczas korzystały z papierowej ścieżki, to zmiana wymagająca przeszkolenia kadry HR.

3. Nowe obowiązki powiadomień

Pracodawca, który zarejestrował oświadczenie, musi poinformować PUP o:

• Podjęciu pracy przez cudzoziemca — w wyznaczonym terminie
• Niepodjęciu pracy — jeśli pracownik nie stawił się
• Zakończeniu pracy przed upływem terminu oświadczenia

System CRZC (Centralny Rejestr Zatrudniania Cudzoziemców) automatycznie monitoruje te terminy. Brak powiadomienia jest wykrywany i skutkuje sankcjami.

4. Drastycznie wyższe kary

Kary za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca wzrosły do:

• Minimum 3 000 PLN za pracownika (wcześniej 1 000 PLN)
• Minimum 6 000 PLN przy umyślnym naruszeniu
• Maksimum 50 000 PLN za pracownika
• Kary są mnożone przez liczbę pracowników — 10 osób = do 500 000 PLN

Trzy ścieżki legalizacji pracy Ukraińca w Polsce

W zależności od sytuacji konkretnego pracownika, pracodawca powinien wybrać jedną z trzech ścieżek:

Ścieżka 1: Ochrona tymczasowa (PESEL UKR)

Dla kogo: Ukraińcy, którzy przybyli po 24.02.2022 w związku z wojną i posiadają PESEL ze statusem UKR.

• Nie potrzeba oświadczenia ani zezwolenia na pracę
• Pracodawca składa powiadomienie w PUP w ciągu 14 dni
• Opłata: brak
• Ważne: ochrona tymczasowa obowiązuje do 30.03.2026 — po tym terminie pracownik potrzebuje innej podstawy prawnej

Ścieżka 2: Oświadczenie o powierzeniu pracy

Dla kogo: Ukraińcy nieobjęci ochroną tymczasową, potrzebujący szybkiej legalizacji na okres do 24 miesięcy.

• Rejestracja w PUP przez praca.gov.pl
• Opłata: 400 PLN
• Czas: 7-14 dni roboczych
• Obowiązek powiadomienia o podjęciu/niepodjęciu pracy

Ścieżka 3: Zezwolenie na pracę lub karta pobytu

Dla kogo: Ukraińcy planujący długoterminowy pobyt i pracę w Polsce (powyżej 24 miesięcy) lub osoby wnioskujące o jednolite zezwolenie na pobyt i pracę.

• Wniosek do wojewody (zezwolenie na pracę) lub w urzędzie wojewódzkim (karta pobytu)
• Opłata: 100-440 PLN (w zależności od typu)
• Czas: 1-6 miesięcy
• Najstabilniejsza forma legalizacji

Koniec ochrony tymczasowej — co dalej?

Ochrona tymczasowa dla Ukraińców jest obecnie przedłużona do 30 marca 2026 roku. Ale co stanie się po tej dacie? To pytanie zadaje sobie wielu pracodawców.

Scenariusze są trzy:

• Kolejne przedłużenie — możliwe, ale nie gwarantowane. Decyzja zależy od sytuacji w Ukrainie i polityki UE.
• Przejście na standardowe przepisy — Ukraińcy z PESEL UKR musieliby uzyskać oświadczenie, zezwolenie na pracę lub kartę pobytu. Dla pracodawców oznaczałoby to masowe składanie wniosków w krótkim czasie.
• Rozwiązanie przejściowe — okres przejściowy pozwalający na stopniowe przejście na standardowe dokumenty.

Rekomendacja: Nie czekaj na ostatni moment. Jeśli zatrudniasz Ukraińców na ochronie tymczasowej, już teraz zaplanuj ścieżkę legalizacji na wypadek, gdyby ochrona nie została przedłużona. Pracownicy, których chcesz zatrzymać, powinni rozważyć złożenie wniosku o kartę pobytu — to daje najdłuższy i najstabilniejszy tytuł pobytowy.

Najczęstsze błędy pracodawców zatrudniających Ukraińców

1. Mylenie ochrony tymczasowej z ogólnymi przepisami

Nie każdy Ukrainiec w Polsce ma PESEL UKR. Pracownik, który przyjechał do Polski w 2019 roku na studia lub pracę, nie jest objęty ochroną tymczasową i potrzebuje oświadczenia lub zezwolenia. Sprawdź status prawny każdego pracownika indywidualnie.

2. Brak powiadomienia PUP o zatrudnieniu

Nawet przy ochronie tymczasowej pracodawca musi złożyć powiadomienie w PUP w ciągu 14 dni. To obowiązek, nie opcja. Brak powiadomienia to naruszenie, które PIP wykrywa podczas kontroli.

3. Ignorowanie zbliżającego się końca ochrony tymczasowej

Jeśli zatrudniasz 50 Ukraińców na PESEL UKR i ochrona wygaśnie — masz 50 pracowników bez podstawy prawnej do pracy. Przygotowanie dokumentów dla tylu osób zajmuje tygodnie. Zaplanuj to z wyprzedzeniem.

4. Brak weryfikacji dokumentów

Pracodawca ma obowiązek sprawdzić legalność pobytu cudzoziemca przed zatrudnieniem. Dla Ukraińca z PESEL UKR wystarczy sprawdzić ważność statusu ochrony tymczasowej. Dla Ukraińca bez ochrony — sprawdzić wizę, kartę pobytu lub oświadczenie. Kopia dokumentu musi być w aktach osobowych.

5. Praca niezgodna z warunkami oświadczenia

Jeśli Ukrainiec pracuje na podstawie oświadczenia, musi wykonywać dokładnie tę pracę, która jest w nim wskazana — to samo stanowisko, wynagrodzenie i wymiar czasu pracy. Każda zmiana wymaga nowego oświadczenia.

Praktyczna checklista dla pracodawcy

Oto co powinieneś zrobić już teraz:

• Zidentyfikuj status każdego pracownika z Ukrainy — ochrona tymczasowa, oświadczenie, zezwolenie czy karta pobytu?
• Sprawdź daty ważności wszystkich dokumentów — oświadczeń, wiz, kart pobytu
• Zaplanuj ścieżkę legalizacji na wypadek zakończenia ochrony tymczasowej
• Upewnij się, że wszystkie powiadomienia PUP zostały złożone (zarówno dla ochrony tymczasowej, jak i oświadczeń)
• Przeszkol kadrę HR w obsłudze portalu praca.gov.pl i nowych obowiązkach powiadomień
• Ustaw alerty terminowe — 30, 14 i 7 dni przed wygaśnięciem każdego dokumentu
• Przygotuj się na kontrolę PIP — miej wszystkie dokumenty uporządkowane i gotowe do okazania

Podsumowanie: 2025 to rok zmian

Zatrudnianie Ukraińców w Polsce w 2025 roku wymaga więcej uwagi niż kiedykolwiek. Nowa ustawa o zatrudnianiu cudzoziemców, zmiany w ochronie tymczasowej i wyższe kary oznaczają, że pracodawcy muszą aktywnie zarządzać dokumentacją pracowników zagranicznych.

Ukraińcy pozostają najliczniejszą i najważniejszą grupą pracowników zagranicznych w Polsce. Legalne i sprawne zarządzanie ich dokumentacją to nie tylko obowiązek prawny — to przewaga konkurencyjna na rynku pracy, gdzie o dobrego pracownika rywalizuje wiele firm.