Tip: System Legalni Pracownicy automatycznie podpowiada wymagane dokumenty na podstawie narodowości pracownika i monitoruje terminy ważności.

Dokumenty wspólne dla wszystkich cudzoziemców

Niezależnie od narodowości, każdy cudzoziemiec zatrudniany w Polsce potrzebuje:

Paszport — ważny przez cały okres zatrudnienia
Dokument legalizujący pracę — oświadczenie, zezwolenie lub zezwolenie na pobyt z prawem do pracy
Dokument legalizujący pobyt — wiza, karta pobytu lub ruch bezwizowy
Umowa o pracę / zlecenie — w języku zrozumiałym dla pracownika
Badania lekarskie — przed rozpoczęciem pracy
Szkolenie BHP — instruktaż ogólny i stanowiskowy
Ubezpieczenie zdrowotne — ZUS lub prywatne

Ukraina, Białoruś, Gruzja, Mołdawia — kraje oświadczeniowe

Obywatele tych 4 krajów korzystają z uproszczonej procedury — oświadczenia o powierzeniu pracy (do 24 miesięcy).

Dokument	Wymagany?	Uwagi
Paszport	Tak	Ważny min. 3 mies. po planowanym wyjeździe
Oświadczenie o powierzeniu pracy	Tak	Wpisane do rejestru PUP, max 24 mies.
Wiza / karta pobytu	Tak	Ukraińcy: ochrona tymczasowa (PESEL UKR) zastępuje wizę
Umowa	Tak	Przed rozpoczęciem pracy
Badania lekarskie	Tak	Medycyna pracy
BHP	Tak	Instruktaż ogólny + stanowiskowy
Zezwolenie na pracę	Opcjonalnie	Zamiast oświadczenia, jeśli praca dłużej niż 24 mies.

Ukraina — specjalnie: Obywatele Ukrainy objęci ochroną tymczasową (PESEL UKR) mogą pracować na podstawie powiadomienia do PUP zamiast oświadczenia. Ochrona tymczasowa zastępuje wizę/kartę pobytu.

Indie, Nepal, Bangladesz, Filipiny — kraje spoza UE (wymagana wiza)

Obywatele tych krajów nie korzystają z procedury oświadczeniowej. Wymagane jest zezwolenie na pracę typ A wydawane przez wojewodę.

Dokument	Wymagany?	Uwagi
Paszport	Tak	Ważny min. 6 mies.
Zezwolenie na pracę typ A	Tak	Wydaje wojewoda, czas oczekiwania: 1-6 mies.
Wiza pracownicza	Tak	Typ D (krajowa) z adnotacją "cel wydania: praca"
Test rynku pracy	Zwykle tak	Informacja starosty, wyjątek: zawody deficytowe
Umowa	Tak	Zgodna z warunkami z zezwolenia
Badania + BHP	Tak	Jak dla wszystkich pracowników
Ubezpieczenie zdrowotne	Tak	ZUS (umowa o pracę) lub prywatne (zlecenie)

Uzbekistan, Turcja, Kolumbia, Wietnam — procedura ogólna

Wymagania są analogiczne do grupy Indie/Nepal/Bangladesz/Filipiny — zezwolenie na pracę typ A + wiza pracownicza. Dodatkowe uwagi:

Uzbekistan: Od 2024 rosnąca liczba pracowników w Polsce. Wymagana wiza D. Oświadczenie NIE dotyczy.
Turcja: Ruch bezwizowy do 90 dni (turystyczny) — nie upoważnia do pracy. Wymagane zezwolenie + wiza pracownicza.
Kolumbia: Ruch bezwizowy do 90 dni. Do pracy: zezwolenie + zmiana statusu pobytu.
Wietnam: Wymagana wiza D. Zwykle potrzebny test rynku pracy.

Podsumowanie — tabela porównawcza

Narodowość	Oświadczenie	Zezwolenie	Wiza	Test rynku
Ukraina	Tak (lub powiadomienie)	Opcjonalnie	Ochrona tymczasowa	Nie
Białoruś	Tak	Opcjonalnie	Tak (D)	Nie
Gruzja	Tak	Opcjonalnie	Ruch bezwizowy 1 rok	Nie
Mołdawia	Tak	Opcjonalnie	Ruch bezwizowy 90 dni	Nie
Indie	Nie	Tak (typ A)	Tak (D)	Zwykle tak
Nepal	Nie	Tak (typ A)	Tak (D)	Zwykle tak
Filipiny	Nie	Tak (typ A)	Tak (D)	Zwykle tak
Bangladesz	Nie	Tak (typ A)	Tak (D)	Zwykle tak
Uzbekistan	Nie	Tak (typ A)	Tak (D)	Zwykle tak
Turcja	Nie	Tak (typ A)	Tak (D)	Zwykle tak
Kolumbia	Nie	Tak (typ A)	Bezwizowy→zmiana	Zwykle tak
Wietnam	Nie	Tak (typ A)	Tak (D)	Zwykle tak

Najczęstsze błędy pracodawców

Brak kopii paszportu w aktach — pracodawca zobowiązany jest przechowywać kopię przez cały okres zatrudnienia
Praca bez ważnego oświadczenia/zezwolenia — nawet 1 dzień pracy bez dokumentu = nielegalne zatrudnienie
Nieaktualne badania lekarskie — pracownik bez ważnych badań nie może być dopuszczony do pracy
Brak tłumaczenia umowy — umowa powinna być zrozumiała dla pracownika (zalecane tłumaczenie na język ojczysty)
Niezgłoszenie do ZUS w 7 dni — obowiązek zgłoszenia w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy

Automatyczne śledzenie dokumentów per narodowość

System Legalni Pracownicy automatycznie podpowiada wymagane dokumenty na podstawie narodowości pracownika, monitoruje terminy ważności i wysyła alerty 30, 14, 7 i 1 dzień przed wygaśnięciem. Załóż darmowe konto i zapomnij o przeterminowanych dokumentach.